Jaarrekening laten opstellen in Zwolle

De jaarrekening is het moment waarop een jaar ondernemen op één plek samenkomt. Voor de bank is het de onderbouwing van uw kredietruimte, voor de Belastingdienst de basis van uw winstaangifte en voor uzelf de vergelijking met het jaar ervoor. Dat werkt alleen als de cijfers kloppen en op tijd klaar zijn.

DLY Business stelt jaarrekeningen op voor ondernemers in Zwolle, van bouw- en installatiebedrijven op Marslanden tot dienstverleners rond de Hanzelaan. Doen wij ook uw maandelijkse verwerking als boekhouder in Zwolle, dan is de jaarrekening een afronding in plaats van een reconstructie. Voert u de boekhouding zelf, dan pakken wij de jaarrekening als losse opdracht op.

Wat houdt het samenstellen van een jaarrekening precies in?

Samenstellen betekent dat wij uw administratie omzetten in een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting, en daarbij controleren of de posten onderling kloppen. Denk aan de aansluiting van de bank, de btw-afdracht, de voorraad, de afschrijvingen en de openstaande debiteuren en crediteuren.

Samenstellen is niet hetzelfde als controleren. Een wettelijke controle met controleverklaring is voorbehouden aan een RA accountant en is alleen verplicht voor grotere ondernemingen die de wettelijke grenzen voor omzet, balanstotaal en personeel overschrijden. Het overgrote deel van het MKB in Zwolle valt daar niet onder en heeft een samengestelde jaarrekening nodig.

• Balans en winst- en verliesrekening met vergelijkende cijfers van vorig jaar
• Aansluiting tussen de btw-aangiften en de omzet in de administratie
• Afschrijvingen, voorzieningen en onderhanden werk beoordelen
• Fiscale winstberekening als basis voor de aangifte
• Publicatiestukken en het deponeren bij de KVK bij een BV

Wanneer moet uw jaarrekening bij de KVK gedeponeerd zijn?

Voor een BV is de uiterste grens twaalf maanden na het einde van het boekjaar. Loopt uw boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan moet de jaarrekening over 2025 dus uiterlijk 31 december 2026 bij de KVK zijn gedeponeerd. Die termijn is hard en wordt door de KVK geregistreerd op de dag dat de stukken binnen zijn.

Daarbinnen zit een keten die vaak wordt vergeten. Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na het boekjaar, de algemene vergadering kan die termijn met maximaal vijf maanden verlengen op grond van bijzondere omstandigheden, en na vaststelling moeten de stukken binnen acht dagen worden gedeponeerd.

Te laat deponeren is niet alleen een administratieve slordigheid. Het is een economisch delict en het speelt een rol bij bestuurdersaansprakelijkheid als de onderneming binnen drie jaar failliet gaat. Om die reden plannen wij de jaarrekening in het eerste halfjaar en niet in december.

Heeft u financiering lopen, let dan ook op wat uw kredietovereenkomst zegt. Banken vragen de cijfers vaak eerder dan de KVK, soms binnen zes maanden na het boekjaar, en een te late aanlevering kan een voorwaarde in de overeenkomst raken.

Wie moet een jaarrekening deponeren en wie niet?

De deponeringsplicht hangt aan de rechtsvorm, niet aan de omvang van uw bedrijf. Een BV of NV deponeert altijd, ook een lege of slapende BV. Een eenmanszaak, vof of maatschap deponeert niet, maar heeft in de praktijk wel jaarcijfers nodig.

• BV en NV: jaarrekening opstellen, vaststellen en deponeren bij de KVK
• Eenmanszaak, vof en maatschap: geen deponering, wel jaarcijfers voor de winstaangifte
• Stichting of vereniging met onderneming: deponeren afhankelijk van omzetgrenzen
• Slapende BV: deponeren blijft verplicht, ook zonder activiteit

Wat een BV deponeert, hangt af van de grootteklasse. Een microrechtspersoon of kleine rechtspersoon publiceert een beperkte balans met toelichting en hoeft de winst- en verliesrekening niet openbaar te maken. Dat is voor veel ondernemers in Zwolle een prettige nuance: uw omzet komt daarmee niet in het openbare handelsregister terecht.

Welke stukken heeft u nodig voordat wij kunnen beginnen?

Hoe completer de aanlevering, hoe korter de doorlooptijd. Deze lijst voorkomt het heen-en-weer dat een jaarrekening meestal vertraagt.

• Het boekhouddossier over het hele jaar, of uw bankafschriften plus alle in- en verkoopfacturen
• De jaarrekening en aangiften over het vorige jaar, voor de vergelijkende cijfers en de beginbalans
• De vier btw-aangiften of twaalf maandaangiften met de betaalbewijzen
• Jaaropgaven van leningen, lease en financieringen
• De voorraadlijst per einde boekjaar en het onderhanden werk
• Loonjournaalposten en de laatste aangifte loonheffingen
• Overeenkomsten die na het boekjaar nog doorlopen, zoals huur en verzekeringen

Ontbreken er stukken, dan geven wij aan welke gevolgen dat heeft voor de cijfers. Een ontbrekende voorraadlijst maakt het resultaat bijvoorbeeld onbetrouwbaar, terwijl een ontbrekend bonnetje meestal alleen een klein bedrag aan btw-aftrek raakt.

Welke fouten komen in aangeleverde jaarcijfers het vaakst voor?

Wij nemen regelmatig een boekjaar over dat elders is bijgehouden. De verschillen die wij dan vinden, zitten bijna altijd in dezelfde vijf posten. Weet u ze vooraf, dan kunt u ze zelf al nalopen.

• De btw sluit niet aan op de omzet: de vier kwartaalaangiften tellen niet op tot de omzet in het grootboek, meestal door een creditnota of een privécorrectie die nergens is verwerkt
• Investeringen zijn in één keer als kosten geboekt terwijl ze afgeschreven moeten worden over de gebruiksduur
• De rekening-courant met de directeur-grootaandeelhouder loopt op zonder overeenkomst, rente of aflossingsafspraak
• Voorraad en onderhanden werk zijn geschat in plaats van geteld per balansdatum
• Ontvangen vooruitbetalingen staan als omzet in het oude jaar, terwijl de prestatie in het nieuwe jaar valt

De rekening-courant is daarbij de post met de grootste gevolgen. Een schuld aan uw eigen BV die jaar na jaar groeit, kan fiscaal als uitdeling worden gezien en dat komt zelden op een gunstig moment aan het licht.

Wij melden dit soort punten bij de eerste jaarrekening die wij voor u maken, met een voorstel om het in het lopende jaar te herstellen. Correcties in het jaar zelf zijn eenvoudiger dan een herziening van een al gedeponeerde jaarrekening.

Hoe gebruikt u de jaarrekening voor bank, fiscus en uzelf?

De jaarrekening heeft drie afnemers en die willen niet hetzelfde zien. De Belastingdienst wil de fiscale winst en de onderbouwing daarvan; die berekening loopt door in de aangifte vennootschapsbelasting of in uw eigen winstaangifte. De bank kijkt naar solvabiliteit, kasstroom en de ontwikkeling van uw marge.

Voor uzelf is de vergelijking met vorig jaar het waardevolst. Waar liep de marge terug, hoe ontwikkelden de vaste lasten, hoeveel zit er vast in debiteuren en voorraad. Wij lopen die punten met u door in een jaargesprek en zetten er, waar dat kan, concrete acties voor het lopende jaar bij.

Plant u een investering of een financieringsaanvraag, dan kijken wij ook naar de regelingen in de wijzer van de RVO. Sommige investeringsregelingen vragen een aanvraag vóór het aangaan van de verplichting, en dat is precies het moment waarop een jaargesprek nuttig is.

Wat kost het laten opstellen van een jaarrekening in Zwolle?

Verzorgen wij uw boekhouding, dan valt de jaarrekening binnen de pakketten die vanaf € 75, € 95 en € 150 per maand starten; de tarieven en vaste maandprijs laten per pakket zien wat is inbegrepen. Levert u alleen de jaarstukken aan, dan spreken wij een vaste prijs af op basis van de omvang en de staat van de administratie.

Wat de prijs vooral bepaalt, is niet de omzet maar het opruimwerk. Een dossier waarin de bank is afgeletterd en de btw aansluit, kost aanzienlijk minder tijd dan een jaar dat nog gereconstrueerd moet worden. Vraag daarom een prijsopgave nadat wij één blik in de administratie hebben mogen nemen.

Wat wij niet doen, is een prijs noemen zonder de administratie te hebben gezien. Dat leidt tot naderhand bijstellen en dat is voor niemand prettig.

Zoekt u een jaarrekening of doorlopende begeleiding?

Op deze site staan vier pagina’s over Zwolle, elk voor een andere vraag. Deze pagina beschrijft de jaarrekening als afgebakende opdracht: cijfers samenstellen, fiscaal doorrekenen en deponeren.

• Deze pagina, jaarrekening in Zwolle: eenmalige jaarafsluiting, ook als u zelf boekhoudt.
• Boekhouder in Zwolle: maandelijkse verwerking, btw-aangiften en tussentijdse rapportages.
• Administratiekantoor in Zwolle: het volledige administratieve proces, inclusief loon en debiteuren.
• Belastingadviseur in Zwolle: fiscaal advies en de aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting.

Wie elk jaar alleen een jaarrekening laat maken, hoort de conclusies pas als het jaar voorbij is. Dat is te laat om nog iets aan de fiscale uitkomst te doen. Daarom bespreken wij bij een losse jaarrekeningopdracht altijd of een tussentijdse rapportage in het najaar zinvol is.

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Jaarrekening gepland in het eerste halfjaar, ruim voor de grens van twaalf maanden
• Deponering bij de KVK verzorgd, inclusief de beperkte publicatiestukken voor kleine rechtspersonen
• Fiscale winstberekening en aangifte in dezelfde lijn als de jaarcijfers
• Vaste prijsafspraak, ook wanneer u zelf boekhoudt en alleen de jaarafsluiting uitbesteedt
• Jaargesprek met vergelijking tegenover vorig jaar en concrete punten voor het lopende jaar
• Duidelijk onderscheid tussen samenstellen en de wettelijke controle die een RA-kantoor doet

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• KVK (Kamer van Koophandel) – Onderbouwt de deponeringsplicht, de termijn van twaalf maanden en de beperkte publicatiestukken per grootteklasse.
• Ondernemers, Belastingdienst – Onderbouwt de fiscale winstberekening en de aangifteverplichting die op de jaarcijfers volgt.
• Subsidie- en financieringswijzer, RVO – Gebruikt bij het jaargesprek over investeringen, omdat sommige regelingen aanvraag vóór de verplichting vragen.