Kennisbank voor ondernemers

Boekhouding uitleg voor MKB helpt alleen als er bedragen en termijnen in staan. In deze kennisbank leest u daarom geen beschouwing over het belang van goede cijfers, maar uitleg met getallen: welke omzetgrens bij de kleineondernemersregeling hoort, hoe uw aangiftetijdvak wordt vastgesteld en wat een te late betaling oplevert.

De onderwerpen komen uit vragen die ondernemers ons stellen. Een visverwerker op Urk vraagt iets anders dan een akkerbouwbedrijf in de Noordoostpolder of een webshop die in meerdere EU-landen levert. Naast de algemene artikelen staan hier daarom sectorstukken, van kasadministratie in de horeca tot btw verleggen bij onderaanneming in de bouw.

Voor wie is deze kennisbank geschreven?

Boekhouding uitleg voor MKB is hier praktisch bedoeld en niet academisch. De artikelen zijn bedoeld voor ZZP’ers, startende ondernemers en MKB-bedrijven die hun eigen administratie deels zelf doen en willen weten waar de grenzen liggen. U hoeft geen boekhoudkundige achtergrond te hebben; wij gaan ervan uit dat u facturen kunt lezen en uw bank kunt koppelen.

Groeit uw bedrijf, dan verschuift de vraag. Dan gaat het minder over het inboeken van bonnen en meer over de vraag of een bv fiscaal gunstiger uitpakt, wat personeel aan werkgeverslasten kost en welke afspraken in een contract geld kunnen kosten. Ook die onderwerpen komen hier aan bod.

Werkt u al met een adviseur, dan is de kennisbank vooral bedoeld om beter voorbereid het overleg in te gaan. Wie de begrippen kent, hoeft minder uitleg te vragen en houdt meer tijd over voor de keuze die er werkelijk toe doet.

Welke onderwerpen komen aan bod?

De kennisbank valt uiteen in een paar vaste thema’s. Rond btw gaat het over aangiftetijdvakken, de kleineondernemersregeling, btw verleggen bij onderaanneming, vrijstelling voor zorgprofessionals en de OSS-regeling voor webshops die binnen de EU leveren.

• Jaarrekening: opstellen, deponeren en wat investeerders erin lezen.
• Rechtsvorm en fiscaliteit: eenmanszaak of bv, vennootschapsbelasting, uurtarief.
• Personeel: loonadministratie en werkgeverslasten.
• Sectoren: visserij op Urk, agrarische bedrijven in de Noordoostpolder, horeca, bouw en e-commerce.
• Praktijk: boekhoudsoftware vergelijken, uitbesteden of zelf doen, een belastingcontrole voorbereiden.

Wanneer moet uw btw-aangifte binnen zijn?

De Belastingdienst wijst u een aangiftetijdvak toe. In de meeste gevallen is dat per kwartaal; aangifte per maand of per jaar is onder voorwaarden mogelijk. U moet zelf de uiterste aangifte- en betaaldatums in de gaten houden, want u krijgt geen herinnering die u van die verplichting afhaalt.

Dient u te laat in of betaalt u te laat, dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag met een boete opleggen. Dat is de reden dat wij het aangiftetijdvak als eerste bij een nieuwe klant nalopen: een verkeerd ingesteld tijdvak levert stille verzuimboetes op die niemand had ingecalculeerd.

Welke belastingtips voor ondernemers leveren direct iets op?

De meeste winst zit niet in trucs maar in tijdig kiezen. Blijft uw omzet per kalenderjaar op maximaal € 20.000, dan kunt u de kleineondernemersregeling gebruiken: u brengt dan geen btw in rekening en trekt ook geen btw af. Voor wie boven die grens uitkomt of veel inkoopt, pakt meedoen juist ongunstig uit.

• Houd een aparte zakelijke rekening aan; dat scheelt uren uitzoekwerk per kwartaal.
• Zet elke maand een deel van uw winst apart voor de aanslag, zodat de betaling geen verrassing is.
• Bewaar bonnen met btw-specificatie; zonder specificatie is de btw niet aftrekbaar.
• Leg zakelijke kilometers direct vast in plaats van achteraf te reconstrueren.

Welke fouten zien wij het vaakst in een MKB-administratie?

Vier fouten komen steeds terug. Privé- en zakelijke betalingen lopen door elkaar, waardoor de winst niet te bepalen is. Inkoopfacturen zonder juiste btw-vermelding worden toch afgetrokken. Openstaande debiteuren blijven maanden liggen omdat niemand ze opvolgt. En de administratie wordt pas opgepakt in de week dat de aangifte binnen moet zijn.

Alle vier zijn met een vaste maandroutine op te lossen. Wie de bank wekelijks bijwerkt en de openstaande posten maandelijks doorloopt, houdt aan het eind van het kwartaal een controle over in plaats van een inhaalslag.

Hoe houdt u de cijfers per boekjaar actueel?

Boekhouding uitleg voor MKB is maar zoveel waard als het jaar waarin het geldt. Tarieven, grenzen en drempels wijzigen per jaar. Wij noemen in de artikelen daarom altijd het boekjaar waarop een bedrag hoort, en verwijzen voor de actuele stand naar de Belastingdienst en naar Ondernemersplein van de Rijksoverheid. Staat er een jaartal in de titel, dan geldt het artikel voor dat jaar.

Twijfelt u of een bedrag nog klopt voor uw situatie, dan is een korte controle sneller dan zelf zoeken. Uw rechtsvorm, uw sector en uw aangiftetijdvak bepalen samen welke regel op u van toepassing is.

Doet u de boekhouding zelf of besteedt u die uit?

Reken het uit in plaats van het te voelen. Zet de tijd die u per maand aan inboeken, aansluiten en aangifte kwijt bent naast uw eigen uurtarief, en tel daar de kosten van uw software bij op. Vergelijk dat bedrag met een vast maandtarief voor uitbesteden. Bij vier uur per maand en een uurtarief van € 60 staat er al € 240 aan eigen tijd tegenover.

Er is ook een tussenvorm die vaak goed werkt: u boekt zelf in, wij controleren per kwartaal en doen de aangifte en de jaarstukken. Dat houdt u dicht bij uw eigen cijfers en haalt het risico van een verkeerd ingeboekte btw-post eruit. Wat wij afraden is de administratie een jaar laten liggen, want herstelwerk kost meer dan bijhouden.

Hoe gebruikt u een artikel samen met uw adviseur?

Boekhouding uitleg voor MKB vervangt geen advies over uw eigen dossier. Gebruik een artikel om uw vraag scherp te krijgen en niet om een keuze definitief te maken. Neem de passage mee naar het overleg, samen met uw eigen cijfers, dan gaat het gesprek meteen over uw grootboek in plaats van over de theorie.

Voor zakelijk-juridische onderwerpen geldt hetzelfde. Een artikel over clausules in een contract laat zien waar het risico zit; welke formulering in uw overeenkomst hoort, hangt af van uw afnemers en uw sector.

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Artikelen met concrete bedragen, drempels en termijnen per boekjaar
• Sectorstukken voor visserij op Urk en agrarische bedrijven in de Noordoostpolder
• Uitleg over btw, jaarrekening, loonadministratie en rechtsvormkeuze
• Geschreven door de adviseurs die de dossiers zelf voeren
• Verwijzingen naar Belastingdienst en Ondernemersplein voor de actuele stand
• Vragen over een artikel te stellen via info@dly-business.nl

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• Btw (omzetbelasting), Belastingdienst – Btw-tarieven, aangifte en de kleineondernemersregeling waar de artikelen naar verwijzen
• Ondernemers, Belastingdienst – Aangiftetijdvak, naheffing en verplichtingen rond administratie en personeel
• Ondernemersplein, Rijksoverheid – Omzetgrens van € 20.000 voor de kleineondernemersregeling