Kennisbank · Amsterdam
Investeerders lezen de jaarrekening van een startup vooral als bewijs van betrouwbaarheid. Zij kijken naar de opbouw van de omzet, de brutomarge, de kaspositie en de looptijd van leningen, en naar de vraag of de cijfers aansluiten op de rapportages die zij eerder kregen. Een tijdige depothandeling weegt daarin mee.
Bij een investeringsronde gaat de aandacht meestal naar het verhaal en de groeicijfers. Toch is de jaarrekening het eerste stuk dat een investeerder opvraagt, omdat die eenmaal per jaar in een vaste vorm bij de KVK ligt en dus niet is opgemaakt voor het gesprek van vandaag. Wat daarin staat, bepaalt hoeveel vragen er daarna nog volgen.
Wij begeleiden oprichters in Amsterdam Science Park en op de Zuidas, en werken daarbij vanuit Urk voor bedrijven in heel Nederland. De patronen zijn hetzelfde: startups met een rustige boekhouding halen een due diligence sneller door dan bedrijven die alsnog een jaar aan mutaties moeten reconstrueren. Deze pagina zet op een rij waar investeerders naar kijken en welke verplichtingen erbij horen.
Waarom weegt de jaarrekening van een startup zo zwaar in een investeringsgesprek?
Een pitchdeck laat zien wat er mogelijk is, een jaarrekening laat zien wat er gebeurd is. Omdat het stuk wordt vastgesteld en gedeponeerd, kan het niet meer per gesprekspartner worden aangepast. Investeerders gebruiken het daarom als ijkpunt voor alle andere cijfers die u aanlevert.
De eerste toets is vaak niet inhoudelijk maar praktisch: ligt de jaarrekening op tijd bij de KVK. De uiterste termijn is twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Een bedrijf dat die datum structureel opzoekt of mist, geeft daarmee een signaal over de interne administratie af, nog voordat iemand naar de omzet heeft gekeken.
De tweede toets is consistentie. Als de omzet in de jaarrekening afwijkt van de kwartaalrapportage die de investeerder een half jaar eerder ontving, gaat het gesprek over die afwijking en niet meer over de groei. Wij houden daarom de maandcijfers en de jaarrekening op dezelfde grondslagen, zodat de vergelijking altijd klopt.
Welke cijfers bekijkt een investeerder eerst?
De volgorde is redelijk voorspelbaar. Eerst de omzet en de opbouw daarvan, dan de brutomarge, dan de kaspositie en de verplichtingen. Pas daarna komt het resultaat, omdat een verlies bij een groeiend bedrijf vaak juist verwacht wordt.
- Omzet gesplitst naar terugkerende en eenmalige opbrengsten
- Brutomarge per product of dienst, en de ontwikkeling daarvan over twee jaar
- Liquide middelen op balansdatum en de kasstroom gedurende het jaar
- Leningen, converteerbare leningen en de aflossingsschema’s daarvan
- Vorderingen op debiteuren en de ouderdom daarvan
- Verplichtingen buiten de balans, zoals huur en leaseverplichtingen
Wat vaak wordt onderschat is de post onderhanden werk of nog te factureren omzet. Bij dienstverlenende startups zit daar het verschil tussen een gezonde en een gespannen liquiditeit. Een investeerder rekent die post terug naar echte facturen en betalingen, en verwacht dat u dat zelf ook kunt.
Even belangrijk is de vergelijkbaarheid met het jaar ervoor. Twee kolommen naast elkaar vertellen meer dan één mooi jaar, vooral als de vergelijkende cijfers op dezelfde manier zijn opgebouwd. Een herrubricering zonder toelichting valt op en leidt bijna altijd tot een vraag.
In welke bedrijfsklasse valt mijn startup en wat moet ik deponeren?
Wat u moet deponeren hangt af van de bedrijfsklasse. De KVK werkt met vier klassen: micro, klein, middelgroot en groot. U valt in een klasse als u twee boekjaren achter elkaar aan minstens twee van de drie criteria voldoet: balanstotaal, netto-omzet en aantal werknemers.
De meeste startups zitten in de klasse micro of klein. Een micro-onderneming deponeert een beperkte balans, een kleine onderneming een verkorte balans met toelichting. Dat is bewust summier, maar het betekent niet dat u intern met minder kunt volstaan. Investeerders vragen naast het gedeponeerde stuk vrijwel altijd een uitgebreidere set cijfers op.
Let op het effect van groei. Een startup die twee jaar op rij door de grenzen van micro schiet, komt in de klasse klein en krijgt daarmee andere eisen aan de toelichting. Dat is precies het moment waarop een jaarrekening amsterdam niet meer als bijzaak kan worden ingepland. Wie de klassewissel ziet aankomen, richt de grootboekindeling er alvast op in.
| Bedrijfsklasse | Balanstotaal | Netto-omzet | Werknemers | Wat u deponeert |
|---|---|---|---|---|
| Micro | Minder dan € 450.000 | Minder dan € 900.000 | Minder dan 10 | Beperkte balans |
| Klein | € 450.000 tot € 7,5 miljoen | € 900.000 tot € 15 miljoen | 10 tot 50 | Verkorte balans met toelichting |
| Middelgroot | € 7,5 tot € 25 miljoen | € 15 tot € 50 miljoen | 50 tot 250 | Uitgebreidere jaarrekening, met wettelijke controleplicht |
| Groot | Meer dan € 25 miljoen | Meer dan € 50 miljoen | Meer dan 250 | Volledige jaarrekening, met wettelijke controleplicht |
Wanneer moet de jaarrekening bij de KVK liggen?
De uiterste datum voor het deponeren is twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Voor een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar betekent dat: uiterlijk 31 december van het volgende jaar. In de praktijk is dat de harde achtervang en niet de planning waarop u wilt werken.
Het gaat namelijk niet om één handeling maar om een reeks. Het bestuur maakt de jaarrekening op, de aandeelhouders stellen die vast en daarna volgt het deponeren. Elke stap kost doorlooptijd, en bij een startup met meerdere aandeelhouders en een investeerder aan tafel zijn dat vaak weken in plaats van dagen.
Wij plannen daarom terug vanaf de datum waarop de investeerder de cijfers wil zien, niet vanaf de wettelijke einddatum. Een concept in maart geeft ruimte om vragen over waarderingen af te handelen voordat het stuk definitief wordt. Ligt de jaarrekening pas in november klaar, dan mist u die ruimte, en de KVK houdt de depotdatum zichtbaar.
Welke posten leiden het vaakst tot vragen bij een due diligence?
Bij startups gaat het bijna altijd om dezelfde vier plekken. De eerste is de rekening-courant met de oprichters: privébetalingen die door de bv zijn gedaan en niet zijn afgewikkeld. De tweede is de behandeling van ontwikkelkosten, waarbij de vraag is of die zijn geactiveerd of direct ten laste van het resultaat zijn gebracht.
De derde is de administratie rond aandelen en opties. Een aandeelhoudersregister dat niet aansluit op de notariële stukken kost in een ronde meer tijd dan de hele jaarrekening. De vierde is de fiscale positie: openstaande btw, loonheffingen en verliezen die naar volgende jaren worden meegenomen.
Geen van deze punten is onoplosbaar. Ze kosten alleen veel meer tijd op het moment dat er een termijn op de ronde staat. Wij lopen ze daarom jaarlijks bij de jaarafsluiting door, samen met de bewaarplicht van zeven jaar voor de basisgegevens waar de Belastingdienst op wijst. Dat maakt van due diligence een controle in plaats van een reconstructie.
Hoe sluit ik mijn maandrapportage aan op de jaarrekening?
De aansluiting begint bij de grondslagen. Als u in de maandcijfers omzet neemt op factuurdatum en in de jaarrekening op prestatiedatum, ontstaat er per definitie een verschil. Kies één methode en houd die vast, ook als een investeerder om een andere presentatie vraagt.
Daarna helpt een korte vaste set posten die elke maand op dezelfde manier wordt berekend: omzet, brutomarge, personeelskosten, overige kosten, kaspositie en debiteurenstand. Bij DLY Business leveren wij die set als maand- of kwartaalrapportage, met dezelfde indeling die later in de jaarrekening terugkomt.
Voeg per kwartaal een korte toelichting toe op afwijkingen groter dan een afgesproken percentage. Dat kost een half uur en voorkomt dat u een jaar later moet uitleggen waarom oktober afwijkt. Investeerders lezen die toelichtingen bovendien graag, omdat ze laten zien dat het bestuur de cijfers zelf volgt.
Sluit de maand ook echt af nadat de rapportage is verstuurd. Blijven er correcties op oude periodes binnenkomen, dan verschuiven de cijfers die u eerder deelde en verliest de rapportage haar waarde als ijkpunt. Een vaste afsluitdatum, bijvoorbeeld de tiende werkdag van de nieuwe maand, is daarvoor genoeg.
Wat kan ik nu al doen om de volgende ronde makkelijker te maken?
Begin met de administratie die u toch al bijhoudt beter afsluiten. Sluit elke maand de bank, de btw en de loonadministratie af en boek geen post meer terug in een afgesloten periode. Dat alleen al haalt de meeste ruis uit een due diligence.
Leg vervolgens de niet-financiële stukken op orde: aandeelhoudersregister, arbeidsovereenkomsten, klantcontracten met opzegtermijnen en een overzicht van intellectuele eigendom. Voor financieringsmogelijkheden naast eigen vermogen geeft de Subsidie- en financieringswijzer van RVO een bruikbaar startpunt, bijvoorbeeld voor regelingen rond innovatie.
Plan tot slot de jaarrekening als project met een datum, niet als sluitpost. Een startup die in maart een concept heeft, kan in april met investeerders praten. Voor de jaarrekening van een startup is die voorsprong vaak meer waard dan een gepolijste presentatie.
Spreek daarbij vooraf af wie welke stap zet: wie levert de bankmutaties, wie beoordeelt de waarderingen en wie legt het besluit tot vaststelling vast. Die verdeling op papier scheelt aan het eind van het traject meestal enkele weken.
Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?
- Maandcijfers en jaarrekening op dezelfde grondslagen, zodat vergelijken altijd klopt
- Terugplanning vanaf de datum waarop de investeerder cijfers wil zien
- Toets of u door de grenzen van micro of klein groeit, twee boekjaren vooruit
- Rekening-courant met oprichters jaarlijks afgewikkeld in plaats van doorgeschoven
- Aandeelhoudersregister en optieafspraken naast de cijfers op orde
- Boekhouding, jaarrekening en zakelijk-juridische stukken bij één aanspreekpunt
Wat kunt u hierna lezen?
Welke vragen stellen ondernemers hierover?
Wat is de uiterste datum om de jaarrekening bij de KVK te deponeren?
De jaarrekening moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd. Loopt uw boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan is dat 31 december van het jaar erna. Reken terug vanaf die datum, want het opmaken door het bestuur en het vaststellen door de aandeelhouders gaan daaraan vooraf.
In welke bedrijfsklasse valt een startup meestal?
De meeste startups vallen in de klasse micro of klein. U hoort bij een klasse als u twee boekjaren achter elkaar aan minstens twee van de drie criteria voldoet: balanstotaal, netto-omzet en aantal werknemers. Micro betekent onder andere een balanstotaal onder € 450.000 en minder dan tien werknemers.
Is een gedeponeerde jaarrekening genoeg voor een investeerder?
Meestal niet. Micro- en kleine ondernemingen deponeren een beperkte of verkorte balans, en investeerders vragen daarnaast een uitgebreidere set op: omzetopbouw, brutomarge per dienst, kasstroom, leningen en de ouderdom van debiteuren. Zorg dat die set uit dezelfde administratie komt als het gedeponeerde stuk.
Welke post zorgt bij startups voor de meeste vragen?
De rekening-courant met de oprichters en de behandeling van ontwikkelkosten leveren het vaakst vragen op. Daarnaast wordt gekeken of het aandeelhoudersregister aansluit op de notariële stukken en of btw en loonheffingen volledig zijn afgedragen. Deze punten kosten vooral tijd wanneer er al een termijn op de ronde staat.
Hoelang moet ik de onderliggende administratie bewaren?
Voor uw basisgegevens geldt een bewaarplicht van zeven jaar. Daaronder vallen het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar.
Waar kunt u dit zelf nalezen?
- KVK (Kamer van Koophandel) – Bedrijfsklassen micro, klein, middelgroot en groot en de uiterste depottermijn van twaalf maanden
- Ondernemers, Belastingdienst – Bewaarplicht van zeven jaar voor basisgegevens en tien jaar voor onroerende zaken
- Subsidie- en financieringswijzer, RVO – Overzicht van regelingen naast eigen vermogen, bijvoorbeeld rond innovatie
Wilt u dit voor uw eigen situatie laten uitzoeken?
Stuur ons uw laatste kwartaalcijfers en wij geven aan welke posten in een due diligence het eerst om onderbouwing vragen.
Bekijk kennisbank waarin DLY Business actief is.
