Jaarrekening laten opstellen in Amsterdam

Amsterdamse ondernemers zitten zelden op één plek. Een adviesbureau op de Zuidas, een onderzoeksbedrijf op Amsterdam Science Park en een groothandel langs de ring A10 hebben heel verschillende cijfers, maar dezelfde deadline bij de KVK. DLY Business stelt voor die bedrijven de jaarrekening samen vanuit Urk, volledig digitaal.

Wij hebben geen vestiging in Amsterdam en wekken die suggestie ook niet. Wat u wel krijgt is één vaste adviseur, een afgesproken aanleverdatum en een videogesprek waarin de conceptcijfers regel voor regel worden doorgenomen. Zoekt u naast de jaarrekening ook maandelijkse ondersteuning, dan sluit onze pagina over de boekhouder in Amsterdam daarop aan.

Wat staat er in een jaarrekening en wie leest die straks mee?

Een jaarrekening bestaat uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op de belangrijkste posten. Voor een BV komt daar een deponeringsversie bij die in het handelsregister van de KVK belandt en die door iedereen is op te vragen.

De lezers zijn concreter dan ondernemers vaak verwachten. Een bank kijkt naar solvabiliteit en aflossingscapaciteit. Een verhuurder van kantoorruimte kijkt naar het eigen vermogen voordat hij een huurcontract op de Zuidas ondertekent. Een investeerder kijkt naar de opbouw van omzet en marge over meerdere jaren achter elkaar.

De Belastingdienst gebruikt dezelfde cijfers als basis voor de aangifte vennootschapsbelasting. Bij de KVK staat per ondernemingsklasse welke onderdelen openbaar worden en welke u niet hoeft te deponeren. Wij stemmen de deponeringsversie daar bewust op af, zodat u niet meer prijsgeeft dan nodig is.

Een jaarrekening is daarmee geen administratieve afronding maar een visitekaartje dat jaren blijft staan. Wie in 2027 uw cijfers over 2025 opvraagt, ziet precies wat u destijds heeft laten deponeren, inclusief een negatief eigen vermogen of een lening aan de eigenaar. Dat is een reden om de stukken zorgvuldig op te bouwen in plaats van ze in december af te raffelen.

Wanneer moet uw jaarrekening bij de KVK zijn gedeponeerd?

De bovengrens is hard: een BV moet de jaarrekening in ieder geval binnen twaalf maanden na het einde van het boekjaar hebben gedeponeerd. Loopt uw boekjaar gelijk met het kalenderjaar, dan moet boekjaar 2025 dus uiterlijk 31 december 2026 zijn gedeponeerd, ook als de aandeelhouders de stukken nog niet hebben vastgesteld.

Die datum lijkt ruim, maar er hangt een keten aan vast. Het bestuur maakt de stukken op, de algemene vergadering stelt ze vast en daarna volgt de deponering. Elke schakel die uitloopt, drukt de rest van het traject richting december.

Te laat deponeren is bovendien geen formaliteit. Het is een economisch delict, en bij een faillissement weegt het mee in de vraag of het bestuur zijn taak behoorlijk heeft vervuld. Dat maakt de datum belangrijker dan hij op het eerste gezicht lijkt.

Wij zetten daarom bij de start van de samenwerking vier data in uw dossier: aanleverdatum, conceptbespreking, vaststelling en deponering. Zo hangt de jaarrekening in Amsterdam niet aan één deadline aan het einde van het jaar.

Hoe werkt het opstellen als uw adviseur niet in Amsterdam zit?

DLY Business heeft één kantoor en dat staat in Urk. Wij openen geen filiaal in Amsterdam en presenteren ons niet als plaatselijke partij. Bij het samenstellen van een jaarrekening is fysieke nabijheid ook zelden het knelpunt; complete en tijdige aanlevering is dat wel.

De werkwijze is daarom vast. U levert grootboek, bankmutaties, btw-aangiften, loonjournaalposten en contracten digitaal aan. Openstaande vragen komen gebundeld terug in één lijst, niet als losse berichten door de week heen. Daarna volgt een videogesprek van ongeveer een uur waarin wij de concepten doornemen en u kunt doorvragen.

• Eén vast aanspreekpunt, zodat u uw situatie niet elk kwartaal opnieuw uitlegt
• Vaste contactmomenten in de agenda in plaats van bellen op goed geluk
• Digitale ondertekening en deponering, zonder poststukken heen en weer
• Een afspraak op ons kantoor in Urk blijft mogelijk als u dat prettiger vindt

Waar dit model minder past, zeggen wij ook. Wilt u wekelijks met een map papier naast uw boekhouder zitten, dan bent u bij een kantoor in de stad zelf beter geholpen. Wilt u vooral dat de stukken kloppen, op tijd klaar zijn en begrijpelijk worden toegelicht, dan werkt de afstand tussen Urk en Amsterdam in de praktijk niet tegen u.

Heeft u voor uw jaarrekening een RA accountant nodig?

Voor de meeste Amsterdamse BV’s niet. De wettelijke controleplicht begint pas bij ondernemingen die twee jaar op rij aan de criteria voor middelgroot voldoen. Kleine en micro-ondernemingen mogen een beperkte deponeringsversie aanleveren en hebben geen controleverklaring nodig.

Is uw onderneming wel controleplichtig, of eist een investeerder of een subsidieverstrekker een verklaring, dan is daarvoor een RA accountant nodig. Wij verzorgen in dat geval het samenstellen, de aansluiting van de deelposten en het onderliggende dossier, zodat een controle niet stilvalt op ontbrekende onderbouwing.

Ons team bestaat uit adviseurs en boekhouders. Wij zeggen daarom vooraf welk deel wij zelf doen en waarvoor u een externe partij nodig heeft, in plaats van dat u dat halverwege het traject ontdekt.

Wat kost het opstellen van een jaarrekening in Amsterdam?

Wij werken met vaste maandprijzen in plaats van losse urenafrekeningen. Basis begint vanaf € 75 per maand, Standaard vanaf € 95 per maand en Compleet vanaf € 150 per maand. Welk pakket past, hangt af van het aantal mutaties, het aantal btw-aangiften en de vraag of er loonadministratie bij hoort.

Op de pagina met tarieven en vaste maandprijs staat per pakket wat erin zit. Een losse opdracht, bijvoorbeeld alleen een jaarrekening over een afgesloten boekjaar zonder verdere administratie, begroten wij vooraf op basis van de omvang van het grootboek en het aantal openstaande posten.

Wat wij niet doen is een lage instapprijs noemen en daarna per vraag bijtellen. Tussentijdse vragen horen bij het pakket, want de vraag die een ondernemer uitstelt omdat hij geld kost, is meestal juist de vraag die geld oplevert.

Wat buiten het pakket valt, benoemen wij vooraf en begroten wij apart: een bezwaarprocedure, begeleiding bij een boekenonderzoek of een waardering bij verkoop van aandelen. U keurt dat bedrag eerst goed voordat wij beginnen.

Welke stukken hebben wij van u nodig voordat wij beginnen?

Hoe completer de eerste aanlevering, hoe korter de doorlooptijd. Voor een jaarrekening over een afgesloten boekjaar vragen wij standaard om deze set.

• Grootboek en proefbalans uit uw boekhoudpakket, of een export daarvan
• Alle bankafschriften over het boekjaar, inclusief zakelijke spaar- en creditcardrekeningen
• De ingediende btw-aangiften en een eventuele suppletie
• Loonjournaalposten en de jaaropgaven uit uw loonadministratie
• Lease-, huur- en leningsovereenkomsten, ook die met uzelf of met een andere eigen vennootschap
• De vorige jaarrekening en de laatst ingediende aangifte vennootschapsbelasting

Ontbreekt er iets, dan melden wij dat in één keer en niet druppelgewijs. Bij een overstap van een ander kantoor vragen wij het dossier met uw schriftelijke toestemming rechtstreeks op, zodat u niet zelf achter stukken aan hoeft.

Werkt u in Exact, Moneybird, e-Boekhouden of Twinfield, dan gaan wij in uw eigen omgeving verder. Overstappen naar een ander pakket is geen voorwaarde om met ons te beginnen.

Waar loopt het bij Amsterdamse ondernemingen het vaakst mis?

Vier posten zorgen bij het samenstellen voor de meeste vertraging. De rekening-courant tussen u en uw eigen BV, die zonder overeenkomst en zonder rente snel als uitdeling wordt gezien. Het privégebruik van de auto, dat vaak niet aansluit op wat de loonadministratie laat zien. En de kruisposten van betaalproviders, waar bij webshops en horeca maandenlang verschillen in blijven staan.

De vierde is btw op dienstverlening aan buitenlandse afnemers. Bedrijven op de Zuidas en op Amsterdam Science Park factureren regelmatig buiten Nederland en brengen dan btw in rekening die verlegd had moeten worden, of vergeten de opgaaf intracommunautaire prestaties. Wat daarvoor geldt, staat bij de Belastingdienst onder zakendoen in het buitenland.

Wij lopen die posten langs voordat wij gaan samenstellen, zodat correcties in het boekjaar zelf landen en niet als losse afwijking in het volgende jaar. Een opdrachtgever verwoordde het resultaat zo: “DLY Business heeft onze administratie en juridische zaken perfect op orde gebracht. De communicatie is helder en wij hebben nu volledig inzicht en rust binnen onze onderneming.” — Mark J., Amsterdam

Kunnen jullie ook de aangifte vennootschapsbelasting verzorgen?

Ja, en in de praktijk is dat efficiënter dan het splitsen over twee partijen. De jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting komen uit dezelfde cijfers; werken twee kantoren daar los van elkaar aan, dan ontstaan verschillen die u later moet uitleggen.

Wij stellen de jaarrekening samen, verwerken de fiscale correcties en dienen de aangifte in. Verschillen tussen de commerciële en de fiscale winst, bijvoorbeeld door afschrijvingstermijnen of een investeringsaftrek, leggen wij vast in de toelichting, zodat ze volgend jaar navolgbaar blijven voor uzelf en voor een eventuele koper.

Heeft uw BV verliezen uit eerdere jaren, dan bekijken wij of verliesverrekening dit jaar iets oplevert. De uitgangspunten daarvoor staan bij de Belastingdienst onder vennootschapsbelasting. Wat wij niet doen is een uitkomst noemen voordat de cijfers rond zijn.

Voor het lopende jaar kijken wij daarnaast naar uw voorlopige aanslag. Valt de winst hoger uit dan bij de aanvraag geschat, dan is het meestal voordeliger de voorlopige aanslag tussentijds te laten verhogen dan later belastingrente te betalen over het verschil.

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Eén vaste adviseur voor jaarrekening, btw-aangiften en zakelijk-juridische vragen
• Conceptcijfers altijd eerst in een videogesprek doorgenomen, daarna pas gedeponeerd
• Vier vaste data in uw dossier: aanleveren, concept, vaststellen, deponeren
• Vaste maandprijs vanaf € 75 per maand in plaats van afrekenen per uur
• Aansluiting tussen btw-aangiften, loonadministratie en jaarrekening in één dossier
• Wij zeggen vooraf waarvoor u een externe partij nodig heeft

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• KVK (Kamer van Koophandel) – Onderbouwt de deponeringstermijn van twaalf maanden en welke onderdelen per ondernemingsklasse openbaar worden.
• Btw (omzetbelasting), Belastingdienst – Onderbouwt de regels rond btw-verlegging en de opgaaf intracommunautaire prestaties bij buitenlandse afnemers.
• Ondernemers, Belastingdienst – Onderbouwt de aansluiting tussen jaarrekening en aangifte vennootschapsbelasting, inclusief verliesverrekening.