Boekhouder in Almere

Almere is een stad van bedrijven die relatief jong zijn en snel van vorm veranderen. Op bedrijventerreinen als De Vaart, Gooisekant en Veluwsekant zit productie, groothandel en installatietechniek; in Almere Stad en Almere Buiten zit een grote groep eenmanszaken die het eerste personeelslid nog moet aannemen. Beide groepen hebben vooral behoefte aan cijfers die actueel zijn, niet aan een rapport in mei over vorig jaar.

DLY Business zit in Urk en werkt voor Almeerse ondernemers digitaal. Wij hebben geen kantoor in Almere en presenteren ons ook niet zo; wij werken met een vaste adviseur en afgesproken overlegmomenten. Voor bedrijven die ook in de hoofdstad actief zijn, sluit onze pagina over de boekhouder in Amsterdam hierop aan.

Wat levert een boekhouder in Almere u in een gewone werkweek op?

Het praktische verschil zit in de vragen die u niet meer zelf hoeft uit te zoeken. Mag deze factuur zonder btw, hoe boek ik een aanbetaling, wat doe ik met een creditnota over vorig jaar. Wij verwerken de administratie en leggen de gevallen die twijfel opleveren aan u voor, met een voorstel en niet als open vraag.

Daarnaast houden wij de agenda bij. Btw-aangiften, loonaangiften, de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting en de deponering als u een BV heeft: die data staan in uw dossier en niet in uw hoofd. Onze werkwijze per onderdeel staat beschreven op de pagina over boekhouden.

Wat u terugkrijgt is een maand- of kwartaalrapportage met omzet, brutomarge, vaste lasten en liquiditeit. Wij zetten er de vorige periode naast, zodat een afwijking meteen zichtbaar is in plaats van pas bij de jaarrekening.

Dat verschil telt vooral bij bedrijven die snel groeien. Een omzetstijging van dertig procent gaat bijna altijd samen met een gat in de liquiditeit, omdat u eerder inkoopt en loon betaalt dan dat de klant betaalt. Wie dat pas in het voorjaar ziet, heeft het moment gemist waarop er nog iets aan te doen was.

Hoe lang moet u uw administratie in Almere bewaren?

Zeven jaar is de wettelijke basis. De Belastingdienst stelt dat u verplicht bent uw administratie zeven jaar te bewaren, en voegt daaraan toe dat de bewaarplicht soms langer is. Dat laatste speelt bijvoorbeeld bij gegevens over onroerende zaken.

De praktische fout die wij het vaakst zien, is dat ondernemers alleen de facturen bewaren. Onder de bewaarplicht vallen ook het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de loonadministratie en de gegevens waaruit blijkt hoe een bedrag tot stand kwam. Een boekhoudpakket dat u opzegt neemt die gegevens mee, tenzij u eerst een export maakt.

Digitaal bewaren mag, mits de gegevens leesbaar en controleerbaar blijven. Wij bewaren daarom per boekjaar een gesloten dossier met de aangiften, de jaarstukken en de onderliggende export, zodat er ook na een softwarewissel nog een volledig jaar terug te halen is.

Stopt u met uw onderneming, dan loopt de bewaarplicht door. Ook dat is een reden om het dossier per jaar af te sluiten in plaats van alles in één map te laten staan.

Een tweede punt is de vindbaarheid. Bij een boekenonderzoek wordt niet gevraagd of u iets nog heeft, maar of u het binnen redelijke tijd kunt laten zien. Een archief per boekjaar, met de aangiften en de onderliggende export bij elkaar, scheelt daarin dagen werk.

Werken jullie ook voor ondernemers in Almere Buiten, Poort en Haven?

Ja, en de stadsdelen maken voor onze werkwijze geen verschil, omdat de samenwerking digitaal loopt. Wat wel verschil maakt, is het type onderneming. Een installatiebedrijf op De Vaart heeft voorraad, materiaalinkoop en monteurs op de loonlijst; een zelfstandige zorgverlener in Almere Buiten heeft vooral uren, reiskosten en een vrijstellingsvraag in de btw.

Voor bedrijven met personeel verzorgen wij de loonadministratie: loonstroken, loonaangifte, verwerking van verlof en ziekte en de jaaropgaven. Voor bedrijven zonder personeel ligt de nadruk op btw, investeringen en de ondernemersaftrek.

• Voorraad- en materiaalintensieve bedrijven: waardering, tussentijdse marge en investeringsaftrek
• Dienstverleners zonder personeel: btw-positie, urenregistratie en ondernemersaftrek
• Groeiende bedrijven: eerste personeelslid, cao-vraagstukken en werkgeverslasten
• Webshops: kruisposten van betaalproviders en btw bij verkoop aan particulieren in het buitenland

Bij bedrijven met veel materieel let u het meest op de investeringen. Een bestelbus, een machine of een set gereedschap valt fiscaal anders uit naar gelang het bedrag en het jaar waarin u koopt, en dat werkt door in de afschrijvingen van de jaren daarna. Wij rekenen zo’n aankoop vooraf door in plaats van hem achteraf te boeken.

Wat betaalt u per maand en wat valt daarbuiten?

Onze pakketten beginnen bij € 75 per maand voor Basis, € 95 per maand voor Standaard en € 150 per maand voor Compleet. Wat het uiteindelijk wordt, hangt af van het aantal mutaties, de aangiftefrequentie en of er loonstroken bij horen. Op de pagina met tarieven en vaste maandprijs staat wat er per pakket in zit.

Buiten de maandprijs vallen werkzaamheden die niet elke maand voorkomen: een bezwaarprocedure, begeleiding bij een boekenonderzoek, een bedrijfsoverdracht of een waardering. Die begroten wij vooraf en u geeft eerst akkoord.

Wij rekenen geen losse bedragen voor tussentijdse vragen. Dat is geen commerciële keuze maar een praktische: een ondernemer die twijfelt of een telefoontje geld kost, belt niet, en de vraag die niet gesteld wordt kost later vaak een correctie.

Wat betekent het dat u en wij beide in Flevoland zitten?

In de praktijk vooral dat de provinciale context bekend is. Almere en Urk liggen aan dezelfde verbinding: de A6 loopt van knooppunt Muiderberg bij Amsterdam via Almere en Lelystad naar Emmeloord en Lemmer. Regelingen en subsidies die op Flevoland gericht zijn, komen daardoor voor allebei in beeld.

Dat is geen argument om te doen alsof wij om de hoek zitten. Wij hebben geen vestiging in Almere en die openen wij ook niet. Wat het wel betekent, is dat een fysieke afspraak op ons kantoor in Urk voor Almeerse ondernemers eerder haalbaar is dan voor opdrachtgevers verder in het land.

Bij investerings- en financieringsvragen kijken wij naar de regelingen die op uw situatie van toepassing zijn. De subsidie- en financieringswijzer van RVO is daarvoor het startpunt; wij vullen aan met de fiscale kant, zoals de gevolgen voor de investeringsaftrek en de afschrijvingstermijn.

Hoe stapt u midden in het jaar over naar een ander administratiekantoor?

Overstappen kan in elke maand. Het rustigste moment is direct nadat een btw-tijdvak is afgesloten, zodat een aangifte niet halverwege van kantoor wisselt en er geen discussie ontstaat over wie welke periode heeft gedaan.

Met uw schriftelijke toestemming vragen wij het dossier op bij uw huidige kantoor: grootboek, laatste jaarrekening, ingediende aangiften, loondossier en openstaande debiteuren en crediteuren. Wij controleren eerst de openingsbalans voordat wij nieuwe boekingen maken. Een verschil in de beginstand dat u nu niet ziet, komt anders pas bij de jaarrekening boven en kost dan meer uitzoekwerk.

Aan uw kant kost de overstap in de eerste maand ongeveer een uur toelichting plus een paar vragen per e-mail. Daarna is aanleveren routine.

Welke software gebruiken jullie en moet u overstappen?

U hoeft niet over te stappen. Werkt u in Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden of Twinfield, dan werken wij in uw eigen omgeving verder. Wij vragen wel om een bankkoppeling, omdat handmatig importeren van mutaties vertraging en verschillen oplevert.

Heeft u nog geen pakket, dan stellen wij er een voor dat past bij het aantal facturen dat u maakt. Voor een eenmanszaak met een paar facturen per maand is een licht pakket genoeg; bij voorraad of projectadministratie is meer nodig.

Wat wij afraden is boekhouden in een spreadsheet naast een pakket, omdat er dan twee waarheden ontstaan. Eén administratie, met de bank als vertrekpunt, voorkomt het grootste deel van de correcties die wij bij nieuwe opdrachtgevers tegenkomen.

Facturen aanleveren gaat via een vast adres of via de scanfunctie van uw pakket. Bonnen van kleine uitgaven fotografeert u het beste direct, omdat een thermische kassabon binnen een jaar onleesbaar wordt en daarmee als bewijsstuk vervalt. Voor de kilometers houdt u een rit- of urenregistratie bij; wij geven aan welke gegevens daarin moeten staan.

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Twijfelgevallen komen bij u terug als voorstel, niet als open vraag
• Alle aangiftedata in uw dossier in plaats van in uw agenda
• Per boekjaar een afgesloten dossier, ook na een wissel van software
• Wij werken in uw bestaande pakket, overstappen is geen voorwaarde
• Vaste maandprijs vanaf € 75 per maand, extra werk vooraf begroot
• Een afspraak op ons kantoor in Urk is voor Almeerse ondernemers goed haalbaar

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• Ondernemers, Belastingdienst – Onderbouwt de bewaarplicht van zeven jaar en welke onderdelen van de administratie daaronder vallen.
• Subsidie- en financieringswijzer, RVO – Gebruikt als startpunt bij investerings- en financieringsvragen van Almeerse ondernemers.
• Ondernemersplein, Rijksoverheid – Achtergrond bij administratieplichten en de stap naar het eerste personeelslid.