Boekhouder in Zwolle voor MKB en ZZP

Zwolle heeft een economie die uit heel verschillende hoeken komt: logistiek en industrie op Hessenpoort langs de A28, zorg en kantoren op kantorenpark Oosterenk bij Isala, gemengde bedrijvigheid op Marslanden en Voorst, en kantoorruimte aan de Hanzelaan bij het station. Elke sector heeft zijn eigen administratieve ritme en zijn eigen risico’s.

DLY Business werkt vanuit Urk voor ondernemers in Zwolle. Via de N50 en de Ramspolbrug, die de grens tussen Flevoland en Overijssel vormt, zijn wij snel bij u, maar het grootste deel van de samenwerking loopt digitaal. Als boekhouder in Zwolle zijn wij één aanspreekpunt voor uw boekhouding, uw cijfers en uw zakelijke vragen.

Wat doet een boekhouder in Zwolle precies voor uw onderneming?

Een boekhouder verwerkt uw facturen, bonnen en banktransacties en maakt daar cijfers van waarmee u beslissingen kunt nemen. Bij ons valt daar het complete boekhouden onder, van de inkoop- en verkoopadministratie tot de btw-aangifte en de jaarrekening.

Wij houden ook uw debiteuren en crediteuren bij, verzorgen de loonadministratie wanneer u personeel heeft en stellen maand- of kwartaalrapportages op. Omdat dezelfde adviseur uw dossier kent, hoeft u uw situatie niet elke keer opnieuw uit te leggen.

• Verwerken van bank, inkoopfacturen en verkoopfacturen
• Btw-aangifte per kwartaal of per maand, met controle op de aansluiting met uw grootboek
• Rapportage over omzet, marge, kosten en de belastingpositie die u opbouwt
• Jaarrekening en de fiscale winstberekening die daarop volgt
• Loonadministratie, aangifte loonheffingen en de bijbehorende journaalposten
• Zakelijk-juridische ondersteuning bij contracten en samenwerkingen

De Belastingdienst gaat er in de voorlichting voor ondernemers van uit dat uw administratie op elk moment de onderbouwing van uw aangiften kan leveren. Dat lukt alleen als de verwerking maandelijks bijblijft, niet als de map pas in december opengaat.

Wat een boekhouder niet doet, is uw beslissingen overnemen. Wij leveren de cijfers, de termijnen en de gevolgen van een keuze, zodat u zelf kunt bepalen of die investering dit jaar of volgend jaar wordt gedaan.

Welke pagina heeft u nodig: boekhouder, administratiekantoor, belastingadviseur of jaarrekening?

Vier pagina’s op deze site gaan over Zwolle en ze beschrijven verschillende opdrachten. Deze pagina gaat over de doorlopende boekhouding: elke maand verwerken, elk kwartaal aangifte doen en het jaar netjes afsluiten.

• Deze pagina, boekhouder in Zwolle: doorlopende verwerking, btw-aangiften en periodieke rapportage tegen een vast maandtarief.
• Administratiekantoor in Zwolle: het volledig uit handen geven van de administratieve processen, inclusief debiteurenbeheer, crediteuren en loonadministratie.
• Belastingadviseur in Zwolle: fiscaal advies, aangifte inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, rechtsvormkeuze en fiscale planning.
• Jaarrekening in Zwolle: het samenstellen en deponeren van de jaarrekening, ook als losse opdracht naast uw eigen boekhouding.

Weet u het niet zeker, begin dan hier. In het kennismakingsgesprek kijken wij welke van de vier opdrachten past bij wat u nu mist. Soms is dat alleen de jaarrekening, vaker is het de maandelijkse verwerking plus een adviseur die meekijkt op de fiscale kant.

Het verschil zit vooral in de vraag achter uw zoekopdracht. Wie zoekt op boekhouder wil doorgaans iemand die het hele jaar meeloopt. Wie zoekt op administratiekantoor wil werk uit handen geven dat nu intern blijft liggen. Wie zoekt op belastingadviseur heeft een fiscale vraag of een aanslag die vragen oproept, en wie zoekt op jaarrekening heeft een deadline bij de KVK of de bank.

Hoe verloopt de samenwerking maand na maand?

De maand begint bij u en eindigt bij ons. U levert bank, facturen en bonnen digitaal aan, wij verwerken en signaleren wat ontbreekt of afwijkt. Daarna krijgt u een rapportage met een korte toelichting in gewone taal.

Aan het einde van elk kwartaal doen wij de btw-aangifte en melden wij wat u moet betalen of terugkrijgt. Ontstaat er een patroon dat aandacht nodig heeft, bijvoorbeeld oplopende debiteuren of een marge die zakt, dan hoort u dat in dezelfde maand en niet pas bij de jaarrekening.

• Week 1: u levert de stukken van de afgelopen maand aan
• Week 2: wij verwerken en stellen ontbrekende bonnen bij u op
• Week 3: rapportage met toelichting en aandachtspunten
• Kwartaaleinde: btw-aangifte, opgaaf en betaalinstructie

Voor ondernemers op bedrijventerreinen als Hessenpoort en Marslanden houden wij daarnaast de investeringen apart in beeld, omdat die de belastingpositie in één jaar sterk kunnen veranderen.

Wij spreken vooraf af wie welke stukken aanlevert en op welke dag. Dat klinkt klein, maar het scheelt in de praktijk de meeste ruis: als de bankmutaties er zijn en de inkoopfacturen niet, blijft de verwerking hangen en schuift de rapportage door naar de volgende maand.

Welke cijfers wilt u elke maand terugzien?

Een rapportage die u niet leest, heeft geen waarde. Daarom houden wij de maandrapportage kort: omzet, brutomarge, vaste lasten, resultaat en de stand van uw btw- en belastingpositie. Daaronder staat wat er is veranderd ten opzichte van de vorige maand en waarom.

Voor de meeste ondernemers in Zwolle zijn vier cijfers doorslaggevend. Hoeveel er nog bij debiteuren openstaat, hoeveel er aan btw en loonheffingen klaar moet liggen, welke marge de omzet werkelijk oplevert en hoeveel vrije ruimte er op de rekening zit na die verplichtingen. Die vier zetten wij vooraan.

• Debiteurenstand met ouderdom, zodat u weet welke factuur te lang openstaat
• Btw- en loonheffingenpositie, apart van uw werkkapitaal
• Brutomarge per periode in plaats van alleen omzet
• Resultaat tot en met deze maand, vergeleken met dezelfde periode vorig jaar

Heeft u financiering of een kredietlimiet lopen bij de bank, dan sluiten wij de rapportage aan op de informatie die de bank van u vraagt. Zo hoeft u niet twee keer hetzelfde overzicht te laten maken.

Welke btw-termijn mag u in Zwolle niet missen?

De btw-aangifte over een kwartaal moet binnen één maand na het einde van dat kwartaal zijn ingediend en betaald. Voor het tweede kwartaal is dat dus 31 juli, voor het derde kwartaal 31 oktober. Dat staat zo in de btw-informatie van de Belastingdienst en het is de deadline waar de meeste boetes vandaan komen.

Twee dingen gaan hier vaak mis. De aangifte wordt wel op tijd ingediend maar niet op tijd betaald, wat een betaalverzuimboete oplevert. Of er wordt btw teruggevraagd op een inkoopfactuur die niet aan de factuureisen voldoet, waardoor de aftrek bij een controle sneuvelt.

• Zet de datum een week vóór het einde van de maand in uw agenda, niet op de laatste dag
• Controleer of op inkoopfacturen uw bedrijfsnaam, btw-bedrag en btw-nummer van de leverancier staan
• Bewaar de onderbouwing van het 0%-tarief bij levering naar het buitenland

Wij dienen de aangifte in en sturen u de betaalgegevens zodra die klaar is, zodat de betaling niet afhankelijk is van één persoon met vakantie.

Wat kost een boekhouder in Zwolle per maand?

Wij werken met vaste maandprijzen in plaats van uurtarieven, zodat u vooraf weet waar u aan toe bent. Het Basispakket start vanaf € 75 per maand, Standaard vanaf € 95 per maand en Compleet vanaf € 150 per maand. Op onze pagina met tarieven en vaste maandprijs staat wat er per pakket in zit.

Wat u nodig heeft, hangt af van het aantal transacties, of u personeel heeft en of u naast de boekhouding ook fiscaal en juridisch wilt sparren. Een ZZP’er met één opdrachtgever en een handvol kosten zit anders in de administratie dan een groothandel met voorraad en debiteuren.

Bij het gesprek rekenen wij door welk pakket past en wat een eventuele achterstand aan eenmalig werk kost. Zo staat er geen verrassing op de eerste factuur.

Wat wel apart wordt gerekend, benoemen wij vooraf: het wegwerken van een achterstand, een aangifte over een afgesloten jaar of een eenmalige opdracht zoals een prognose voor de bank. Verder blijft het maandbedrag het maandbedrag, ook in een maand waarin u vaker belt.

Voor welke ondernemers in Zwolle werken wij?

Onze klanten zijn ZZP’ers, startende ondernemers, MKB-bedrijven en groeiende ondernemingen. In de regio Zwolle betekent dat een gemengd beeld: transport en groothandel, bouw en installatie, dienstverlening en zorgpraktijken, en steeds vaker webshops die vanuit een loods leveren.

Zwolle deelt met Kampen en Meppel het havenbedrijf Port of Zwolle, waar volgens dat havenbedrijf zo’n tweehonderd bedrijven in het havengebied actief zijn. Voor ondernemers in vervoer en overslag betekent dat facturen in meerdere landen, wisselende btw-tarieven en investeringen in materieel die om planning vragen.

• Startende ondernemers die hun eerste btw-aangifte en administratie goed willen inrichten
• Eenmanszaken die twijfelen of een BV fiscaal beter uitkomt
• MKB-bedrijven met personeel die loon en boekhouding op één plek willen
• Groeiende bedrijven die maandcijfers nodig hebben voor bank of investeerder

Voor subsidies en financieringsregelingen die bij investeringen kunnen spelen, kijken wij met u in de wijzer van de RVO voordat u een verplichting aangaat.

Zwolle groeit en dat is merkbaar in het type vragen dat wij krijgen. Bedrijven die uitbreiden naar een tweede locatie, ondernemers die hun eerste personeelslid aannemen en eenmanszaken die zoveel winst maken dat de rechtsvorm ter discussie komt. In al die gevallen begint het bij een boekhouding die klopt, want zonder betrouwbare cijfers is elk advies een aanname.

Werkt u met onderaannemers of ingeleend personeel, dan letten wij extra op de vastlegging van identiteit, uren en afspraken. Bij bouw en installatie in de regio is dat het onderdeel dat bij een controle het vaakst incompleet blijkt.

Hoe stapt u midden in het boekjaar over naar een andere boekhouder?

Overstappen kan het hele jaar door en hoeft niet te wachten tot 1 januari. Wij vragen uw huidige kantoor om de laatste jaarrekening, de openingsbalans, de aangiften van dit jaar en de digitale administratie tot de overdrachtsdatum. Daarna sluiten wij die aan op de maanden die wij zelf gaan verwerken.

Loopt er nog een achterstand, dan werken wij die eerst weg en spreken wij daarvoor een eenmalig bedrag af. Belangrijk is dat de btw-aangiften in de lopende periode niet stilvallen tijdens de overdracht; wij nemen de eerstvolgende aangifte over zodra de gegevens compleet zijn.

U houdt zelf de regie over uw eigen administratie. Uw dossier blijft van u en gaat, mocht u ooit weer verder willen, in leesbare vorm mee.

Praktisch punt bij een overstap: vraag uw huidige kantoor ook om de fiscale afschrijvingsstaten en de eventuele voorzieningen. Zonder die stukken moet de nieuwe boekhouder aannames doen en die aannames komen bij de volgende jaarrekening als verschil terug.

Wij melden u ook wat u zelf nog bij de Belastingdienst moet regelen, zoals het aanpassen van een machtiging of het intrekken van een oude. Dat blijft uw eigen actie, maar wij geven aan welke stap wanneer nodig is.

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Vaste maandprijs vanaf € 75, geen afrekening per uur
• Eén adviseur die uw dossier kent, voor cijfers én zakelijke vragen
• Btw-aangifte inclusief betaalinstructie, zodat de deadline van één maand na het kwartaal niet wordt gemist
• Boekhouding en jaarrekening bij hetzelfde kantoor, dus geen dubbele overdracht
• Digitaal aanleveren, met een langskomen in Zwolle wanneer dat nodig is
• Overstappen kan het hele jaar door, ook met een achterstand in de administratie

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• Btw (omzetbelasting), Belastingdienst – Onderbouwt de aangifte- en betaaltermijn van één maand na het kwartaal en de factuureisen voor btw-aftrek.
• Ondernemers, Belastingdienst – Onderbouwt de administratieplicht en het uitgangspunt dat de administratie de aangiften moet kunnen onderbouwen.
• Subsidie- en financieringswijzer, RVO – Gebruikt bij het nagaan van investerings- en financieringsregelingen voordat een ondernemer een verplichting aangaat.