Administratiekantoor in Zwolle

Administratie kost ondernemers meestal geen kennis, maar tijd op het verkeerde moment. De bonnen van vorige maand liggen er nog, een klant heeft de factuur van zes weken terug niet betaald en de loonstrook moet voor de 25e klaar. Uitbesteden helpt alleen als die stroom daarna echt niet meer bij u terugkomt.

DLY Business werkt als administratiekantoor in Zwolle vanuit Urk, voor bedrijven op Marslanden, Voorst, Hessenpoort en de kantoren rond Oosterenk. Wilt u vooral iemand die de maandelijkse cijfers verzorgt, dan is onze pagina over de boekhouder in Zwolle logischer. Deze pagina gaat over het uit handen geven van het hele proces.

Welke onderdelen van uw administratie kunt u uitbesteden?

Uitbesteden gaat verder dan het inboeken van facturen. Wij nemen de terugkerende stappen over die elke maand tijd vragen en die u pas mist als ze blijven liggen. Het boekhouden vormt daarbij de basis, met daarbovenop de processen rond geld in, geld uit en personeel.

• Inkoop- en verkoopfacturen verwerken, inclusief het opvragen van ontbrekende stukken
• Bankmutaties afletteren en verschillen uitzoeken
• Btw-aangiften opstellen, indienen en de betaalgegevens aanleveren
• Debiteurenbeheer met een vast aanmaanritme
• Crediteuren klaarzetten voor betaling, met zicht op de vervaldata
• Loonadministratie, loonstroken en aangifte loonheffingen
• Maand- of kwartaalrapportages en de jaarrekening

U bepaalt zelf hoeveel u overdraagt. Sommige ondernemers houden de facturatie in eigen hand omdat daar het klantcontact in zit, en geven de rest volledig over. Dat werkt goed, zolang de afspraak over wie wat doet op papier staat.

Hoe lang moet u uw administratie eigenlijk bewaren?

De wettelijke bewaartermijn voor uw administratie is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van tien jaar, omdat de btw-aftrek daarop over een langere periode kan worden herzien. Dat staat in de informatie van de Belastingdienst voor ondernemers en in de btw-informatie, en het geldt ook voor administratie die u heeft uitbesteed.

Wat veel ondernemers niet weten: de termijn geldt voor de administratie zoals die is vastgelegd, inclusief de digitale bestanden. Een bonnetje mag u scannen en digitaal bewaren, mits de scan volledig en leesbaar is en u de gegevens tijdens de hele termijn kunt terughalen. Het originele papier mag u dan opruimen, met uitzondering van stukken met een eigen bewijsfunctie zoals notariële akten.

• Basisgegevens zoals grootboek, debiteuren, crediteuren, voorraad en loonadministratie: zeven jaar
• Gegevens over onroerende zaken: tien jaar
• Digitale bestanden zoals bankexports en boekhoudbestanden horen bij de administratie en vallen onder dezelfde termijn

Wij bewaren uw digitale dossier zo dat u er zelf bij kunt en zorgen dat de administratie in leesbare vorm meegaat als u ooit verder wilt.

Wat levert uitbesteden op in vergelijking met zelf doen?

Zelf doen is niet fout. Voor een startende ondernemer met tien facturen per maand is het zelfs verstandig, omdat u dan leert waar uw cijfers vandaan komen. Het kantelt zodra het volume groeit of zodra er personeel bij komt.

De vergelijking hieronder gaat over de drie dingen die in de praktijk de knoop doorhakken: tijd, risico en het moment waarop u cijfers heeft. Reken uw eigen uurtarief mee, want dat is de kostenpost die bij zelf doen onzichtbaar blijft.

Let op één punt bij de vergelijking: uitbesteden haalt de verantwoordelijkheid niet bij u weg. U blijft als ondernemer verantwoordelijk voor de aangiften die namens u worden ingediend en voor de juistheid van de stukken die u aanlevert. Wat u wel weghaalt, is de uitvoering, de termijnbewaking en de vraag of iets goed is verwerkt.

Een klant verwoordde het na de overdracht zo: “DLY Business heeft onze administratie en juridische zaken perfect op orde gebracht. De communicatie is helder en wij hebben nu volledig inzicht en rust binnen onze onderneming.” — Mark J., Amsterdam

Hoe levert u uw stukken aan zonder dat het extra werk wordt?

Uitbesteden staat of valt bij de aanlevering. Wij richten die zo in dat u niets hoeft te sorteren: bonnen fotograferen of doorsturen op het moment dat u ze krijgt, inkoopfacturen laten mailen naar één vast adres en de bankgegevens via een koppeling of een periodieke export.

Wat wij daarna doen, is de stukken matchen met de bankmutaties en u een lijst sturen van wat ontbreekt. Die lijst is kort als u tijdens de maand aanlevert en lang als de map pas na het kwartaal opengaat. In dat verschil zit vrijwel alle vertraging in de administratie van kleine bedrijven.

• Eén vast e-mailadres voor inkoopfacturen, ook bij uw leveranciers doorgeven
• Bonnen direct vastleggen, met vermelding van de gelegenheid bij representatiekosten
• Contante betalingen apart bijhouden, inclusief kasopnames
• Contracten en leaseovereenkomsten eenmalig aanleveren, wij halen er de posten uit
• Wijzigingen in personeel of tarieven melden in de maand dat ze ingaan

Wilt u zelf blijven factureren, dan spreken wij af dat u de verkoopfacturen doorlopend aanlevert in plaats van per kwartaal. Anders staat uw omzet later in de rapportage dan uw kosten, en dan klopt het beeld van uw marge niet.

Hoe nemen wij uw administratie over zonder dat er iets stilvalt?

Een overdracht mislukt bijna altijd op hetzelfde punt: de aangiften vallen even stil omdat niemand precies weet wie de eerstvolgende doet. Daarom leggen wij dat als eerste vast, nog voor de bestanden zijn overgezet.

• Stap 1: wij bepalen de overdrachtsdatum en spreken af wie de eerstvolgende btw-aangifte en loonaangifte doet
• Stap 2: uw huidige kantoor levert de laatste jaarrekening, de openingsbalans, afschrijvingsstaten en het digitale dossier
• Stap 3: wij sluiten de beginbalans aan en melden verschillen die wij tegenkomen
• Stap 4: u krijgt de aanleverafspraak op papier, met vaste data per maand
• Stap 5: de eerste maandrapportage volgt, met een korte toelichting

Loopt de administratie achter, dan pakken wij eerst de oudste periode op waarover nog een aangifte openstaat. Dat beperkt het risico op verzuimboetes en maakt daarna het inhalen van de rest een stuk rustiger.

Hoe werkt het debiteurenbeheer en de loonadministratie?

Bij debiteurenbeheer spreken wij een ritme af en houden ons daaraan. Een vriendelijke herinnering na de vervaldatum, een tweede bericht met een concrete betaaldatum en daarna een keuze die u zelf maakt over het vervolg. U beslist wie er wel of niet gebeld wordt, wij zorgen dat er geen factuur onopgemerkt oud wordt.

Voor de loonadministratie hebben wij de arbeidsovereenkomsten, de uren en de bijzonderheden van die maand nodig. Wij verzorgen de loonstroken, de aangifte loonheffingen en de journaalposten in uw boekhouding, zodat loonkosten meteen in de rapportage zitten. Bij ziekte, verlof of een wijziging in het contract melden wij welke stukken u nodig heeft.

Omdat wij ook zakelijk-juridische ondersteuning bieden, kunnen dezelfde adviseurs meelezen bij een contract of een betalingsafspraak met een klant die niet betaalt. Dat scheelt een extra partij die uw situatie niet kent.

Bij een aanhoudende wanbetaler leveren wij het overzicht dat u nodig heeft om de zaak over te dragen: factuur, verzendbewijs, aanmaningen en de eventuele betalingsafspraak. Dat dossier compleet houden scheelt later de meeste discussie.

Wat kost een administratiekantoor in Zwolle per maand?

Onze pakketten starten vanaf € 75 per maand voor Basis, € 95 per maand voor Standaard en € 150 per maand voor Compleet. In de tarieven en vaste maandprijs ziet u wat er per pakket in zit. Volledig uitbesteden inclusief loonadministratie en debiteurenbeheer valt doorgaans in het Compleet-pakket.

De prijs hangt af van het aantal transacties, het aantal loonstroken en of wij ook het debiteurentraject doen. Wat wij vooraf apart benoemen, zijn eenmalige zaken: het wegwerken van een achterstand, een correctieaangifte of het opnieuw inrichten van uw administratie.

Vergelijkt u de prijs met zelf doen, zet dan uw eigen uren ernaast tegen het tarief dat u een klant rekent. Bij de meeste ondernemers die naar ons overstappen, is dat de post die het verschil verklaart.

Zoekt u een administratiekantoor, een boekhouder of een belastingadviseur?

Deze vier Zwolse pagina’s beschrijven vier verschillende opdrachten, en het scheelt tijd als u meteen op de juiste terechtkomt.

• Deze pagina, administratiekantoor in Zwolle: het hele administratieve proces uit handen, inclusief debiteuren, crediteuren en loon.
• Boekhouder in Zwolle: verwerking, btw-aangiften en periodieke rapportage, terwijl u een deel zelf blijft doen.
• Belastingadviseur in Zwolle: fiscaal advies en de aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting.
• Jaarrekening in Zwolle: het samenstellen en deponeren van de jaarcijfers als afgebakende opdracht.

In de praktijk beginnen ondernemers vaak bij de boekhouding en schuiven ze na een jaar door naar volledig uitbesteden, meestal op het moment dat het eerste personeelslid komt. Die stap kan tussentijds, want de gegevens staan al bij ons.

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Vaste contactpersoon die uw dossier kent, geen wisselend team
• Overdracht met vastgelegde afspraak over wie de eerstvolgende btw- en loonaangifte doet
• Debiteurenbeheer met een vast aanmaanritme, u beslist over het vervolg
• Loonadministratie en boekhouding op één plek, dus loonkosten direct in de rapportage
• Digitaal dossier waar u zelf bij kunt, bewaard volgens de termijn van zeven jaar
• Administratie, fiscale aangiften en zakelijk-juridische vragen bij hetzelfde kantoor

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• Ondernemers, Belastingdienst – Onderbouwt de administratieplicht en de bewaartermijn van zeven jaar, inclusief digitale bestanden.
• Btw (omzetbelasting), Belastingdienst – Onderbouwt de bewaartermijn van tien jaar voor gegevens over onroerende zaken en de btw-aangiftetermijnen.
• Ondernemersplein, Rijksoverheid – Gebruikt voor de eisen aan het inrichten en bewaren van een bedrijfsadministratie.