Jaarrekening deponeren bij de KvK: termijnen en risico’s

Voor bv’s is het deponeren van de jaarrekening een van de weinige verplichtingen met een harde datum en zonder uitstelmogelijkheid. Toch komt het vaak in de knel, omdat de vaststelling door de aandeelhouders wordt vergeten of de cijfers pas in het najaar rond zijn.

Een bv met een pand op Voorst en een bv die vanuit een kantoor in Hanzeland werkt, hebben dezelfde termijn. Wat verschilt, is hoeveel er te deponeren valt, want dat hangt af van de bedrijfsklasse. Hieronder staan de termijnen, de bedrijfsklassen en de risico’s van te laat de jaarrekening deponeren bij KVK.

Wie moet de jaarrekening bij KVK deponeren?

De plicht hangt af van de rechtsvorm, niet van de omvang. Volgens KVK deponeren onder meer bv’s en nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen. Ook vof’s en cv’s waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn, vallen eronder.

Verenigingen en stichtingen deponeren wanneer zij twee opeenvolgende jaren meer dan € 7,5 miljoen omzet hebben. Pensioenfondsen, woningcorporaties en omroepen hebben een eigen verplichting.

Eenmanszaken hoeven niet te deponeren. Wie als ZZP’er in Zwolle werkt zonder bv, heeft dus wel een administratieplicht maar geen publicatieplicht. Dat verandert op het moment dat u een bv opricht.

Een vof met uitsluitend Nederlandse vennoten is niet automatisch vrijgesteld, dus ga daar niet zonder toets van uit. Voor dochtermaatschappijen bestaat een vrijstelling wanneer de moeder een aansprakelijkheidsverklaring afgeeft en geconsolideerde stukken deponeert. Die verklaring moet zelf ook bij KVK zijn ingeschreven.

Welke termijnen gelden er precies?

De keten bestaat uit vier stappen, en elke stap heeft zijn eigen termijn. Samen leveren ze de uiterste deponeringsdatum op.

1. Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar.
2. De algemene vergadering kan die termijn bij bijzondere omstandigheden met maximaal vijf maanden verlengen.
3. De aandeelhouders hebben daarna twee maanden om de jaarrekening vast te stellen.
4. Deponeren gebeurt binnen acht dagen na de vaststelling.

De verlenging van vijf maanden is geen formaliteit. Er moeten bijzondere omstandigheden zijn, de algemene vergadering moet er een besluit over nemen en dat besluit hoort in de notulen. Zonder vastlegging is de kortere termijn de termijn die geldt.

Bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar komt dat zonder verlenging uit op 8 augustus. Met de maximale verlenging van vijf maanden is 31 december de laatste dag. In alle gevallen geldt dat de jaarrekening binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd moet zijn.

Wat als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn?

Dan geldt een kortere route. Zijn alle aandeelhouders tevens bestuurder of commissaris, dan valt de vaststellingstermijn van twee maanden weg: de ondertekening van de jaarrekening geldt dan als vaststelling.

De uiterste deponeringsdatum wordt in dat geval tien maanden en acht dagen na afloop van het boekjaar, dus 8 november bij een kalenderboekjaar. Dat is de situatie van veel kleine bv’s met één directeur-grootaandeelhouder.

Let op dat dit een verkorting is, geen verruiming. Wie ervan uitgaat dat 31 december altijd haalbaar is, rekent alleen goed als de algemene vergadering de opmaaktermijn daadwerkelijk heeft verlengd en dat besluit is vastgelegd.

Wat moet ik deponeren en hangt dat af van mijn bedrijfsklasse?

Ja. KVK verdeelt rechtspersonen in micro, klein, middelgroot en groot. U valt in een klasse wanneer u twee jaar op rij aan minstens twee van de drie criteria voldoet: balanstotaal, netto-omzet en aantal werknemers.

Hoe kleiner de klasse, hoe beperkter de publicatiestukken. Een micro-onderneming publiceert een zeer beknopte balans, terwijl een middelgrote rechtspersoon aanzienlijk meer moet aanleveren. Deponeren gebeurt digitaal, met eHerkenning via het portaal van KVK of door uw adviseur via SBR.

Voor de grenzen houdt KVK aan: micro onder een balanstotaal van € 450.000, een netto-omzet van € 900.000 en tien werknemers. Klein loopt tot € 7,5 miljoen balanstotaal, € 15 miljoen omzet en vijftig werknemers. Middelgroot tot € 25 miljoen balanstotaal, € 50 miljoen omzet en 250 werknemers; daarboven bent u groot.

Het is verstandig de klasse jaarlijks te controleren. Wie twee jaar op rij groeit, verschuift naar een zwaardere klasse en moet dan meer publiceren dan het jaar ervoor. Dat is ook het moment om te kijken of uw software de juiste rapportageset aanmaakt.

Hoe lever ik de stukken praktisch aan?

Deponeren gaat digitaal; papieren stukken worden niet meer verwerkt. Er zijn twee routes.

1. Zelf deponeren via het portaal van KVK. Daarvoor hebt u eHerkenning nodig op het juiste betrouwbaarheidsniveau, en dat aanvragen kost enkele werkdagen.
2. Laten deponeren door uw boekhouder of adviseur, die de stukken aanlevert via SBR vanuit de boekhoudsoftware.

Regel eHerkenning niet in de week van de deadline. Ondernemers die pas in juli merken dat hun middel is verlopen, halen 8 augustus vaak niet meer. Zet de geldigheidsdatum van uw inlogmiddel daarom in dezelfde agenda als de deponeringsdatum.

Bewaar tot slot de ontvangstbevestiging van KVK. Dat is het bewijs dat u tijdig hebt gedeponeerd, en dat is precies het stuk dat u nodig hebt als er later discussie ontstaat.

Wat zijn de risico’s als ik te laat deponeer?

Volgens KVK is uitstel voor het deponeren zelf wettelijk niet mogelijk. Te laat deponeren heeft drie soorten gevolgen.

• Een boete. Te laat of niet deponeren is een economisch delict en kan worden beboet.
• Bestuurdersaansprakelijkheid. Gaat de bv failliet, dan kan het niet tijdig deponeren meewegen bij de vraag of het bestuur zijn taak onbehoorlijk heeft vervuld.
• Zakelijke schade. Handelsinformatiebureaus, banken en opdrachtgevers zien een ontbrekende publicatie, en dat kan een kredietbeoordeling of een aanbesteding raken.

Het derde punt wordt vaak onderschat. Bij aanbestedingen en kredietaanvragen wordt het handelsregister gecontroleerd, en een gat in de publicatiereeks valt op.

Bent u een jaar te laat, herstel dat dan alsnog. Een ontbrekend jaar kunt u met terugwerkende kracht deponeren; dat maakt het verzuim niet ongedaan, maar het sluit de reeks en beperkt de schade bij een latere beoordeling. Begin bij het oudste ontbrekende jaar en werk vooruit, zodat de vergelijkende cijfers blijven kloppen.

Hoe verhoudt het deponeren zich tot de aangifte vennootschapsbelasting?

Het zijn twee losse verplichtingen met verschillende data. De aangifte vennootschapsbelasting moet bij een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar vóór 1 juni van het volgende kalenderjaar zijn ingediend; bij een gebroken boekjaar binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar.

Voor de aangifte vennootschapsbelasting kunt u wel uitstel aanvragen bij de Belastingdienst, voor het deponeren niet. In de praktijk betekent dat: eerst de cijfers rond, dan de fiscale aangifte, dan de vaststelling en dan de publicatiestukken.

Een veelgemaakte denkfout is dat uitstel voor de aangifte ook lucht geeft bij KVK. Dat is niet zo. De twee termijnen lopen onafhankelijk van elkaar, en de deponeringsdatum is de hardste van de twee.

Laat u de jaarrekening zwolle door één partij verzorgen, dan lopen die drie sporen samen en hoeft u de aansluiting niet zelf te controleren.

Hoe houd ik de deponering elk jaar op tijd?

Werk terug vanaf de uiterste datum in plaats van vooruit vanaf de jaarafsluiting. Dan blijft er ruimte over voor vragen en correcties.

1. Sluit het boekjaar af in het eerste kwartaal en laat de cijfers controleren.
2. Plan de aangifte vennootschapsbelasting ruim voor 1 juni.
3. Leg het besluit tot verlenging van de opmaaktermijn schriftelijk vast, als u dat nodig hebt.
4. Zet de aandeelhoudersvergadering en de ondertekening in de agenda.
5. Deponeer binnen acht dagen na vaststelling en bewaar de ontvangstbevestiging.

Zet die vijf stappen aan het begin van het boekjaar in de agenda, niet aan het eind. Bij een kalenderboekjaar betekent dat een afsluiting in maart, een fiscale aangifte in april of mei, een vaststelling in juni en een deponering ruim voor 8 augustus. Dan houdt u marge over voor vragen en voor een correctie.

Eén klant vatte het resultaat zo samen: “DLY Business heeft onze administratie en juridische zaken perfect op orde gebracht. De communicatie is helder en wij hebben nu volledig inzicht en rust binnen onze onderneming.” — Mark J., Amsterdam

Waarom kiezen ondernemers voor DLY Business?

• Publicatiestukken afgestemd op uw bedrijfsklasse bij KVK
• Deponering binnen acht dagen na vaststelling, met ontvangstbevestiging in uw dossier
• Aangifte vennootschapsbelasting gepland ruim voor 1 juni
• Vastlegging van het besluit tot verlenging van de opmaaktermijn
• Aansluiting tussen jaarrekening, fiscale aangifte en publicatiestukken
• Boekhouding en zakelijk-juridische ondersteuning bij hetzelfde aanspreekpunt

Waar kunt u dit zelf nalezen?

• KVK (Kamer van Koophandel) – Bron voor de termijnen van vijf, twee en twaalf maanden, de acht dagen na vaststelling, de data 8 augustus en 8 november en de bedrijfsklassen.
• Ondernemers, Belastingdienst – Onderbouwt de aangiftetermijn vennootschapsbelasting vóór 1 juni en de uitstelmogelijkheid daarbij.